กิจกรรมสัปดาห์ที่ 2 พื้นฐานของการจัดการ

ความหมายการจัดการ

ความหมายการจัดการ คือกระบวนการนำทรัพยากรการบริหารมาใช้ให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามขั้นตอนการบริหารคือ

1.       การวางแผน ( Planning )

2.       การจัดการองค์การ ( Organizing )

3.       การชี้นำ ( Leading )

4.       การควบคุม ( Controlling )

ซึ่งจากความหมายดังกล่าวมีคำสำคัญ 3 คำ คือ กระบวนการ, ทรัพยากรการบริหาร และวัตถุประสงค์ สามารถนำมาเขียนเป็น แผนภูมิได้ดังภาพ

กระบวนการจัดการ

 INPUT คือทรัพยากรการบริหาร ( Management resources ) อันได้แก่ 4 M’s ประกอบด้วย คน ( Man )เงิน ( Money ) วัตถุดิบ ( Material )วิธีการ / จัดการ (  Method / (Management ) ถูกนำเข้าในระบบเพื่อการประมวลผลหรือการบริการที่เติบโตและพัฒนาก้าวหน้าไปพร้อมกับอุตสาหกรรมการผลิตและการบริการที่เติบโตและพัฒนาขึ้นไปอย่างรวดเร็วทำให้ทรัพยากรเพียง 4 ประการเริ่มไม่เพียงพอสำหรับเป้าหมาย จึงได้เพิ่มขึ้นอีก 2 M’s เป็น 6 M’s ได้แก่ เครื่องจักรกล ( Machine ) และ การตลาด ( Market ) ในขณะเดียวกันการทำงานที่มองเห็นถึงความสำคัญ หรือคุณค่าของจิตใจของผู้ปฏิบัติงานมีมากขึ้น โดยให้ความสำคัญกับความพึงพอใจในการปฏิบัติงานของคนงานมากขึ้น จึงเพิ่มขวัญและกำลังใจ

 ( Morale ) เข้าไปเป็น 7 M’s และเมื่อโลกก้าวเข้าสู่ยุคโลกาภิวัตน์ ( Globalization )

ระบบการสื่อสารไร้พรหมแดนที่ติดต่อเชื่อมโยงกันเป็นระบบเครือข่ายครอบคลุมทั่วโลกทำให้การติดต่อสื่อสารรวดเร็วใครไม่รู้หรือไม่มีข้อมูลย่อมเสียเปรียบในเชิงธุรกิจจึงได้เพิ่ม ข้อมูลข่าวสาร ( Message ) เข้าไปในทรัพยากรกระบวนการผลิต รวมเป็น 8 M’s  ซึ่งทรัพยากรเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่สิ้นสุดตราบเท่าที่ระบบอุตสาหกรรมการผลิตการจัดจำหน่ายและการบริการยังคงพัฒนาและก้าวไปไม่หยุดยั้ง

PROCESS คือ หน้าที่หรือกิจกรรมขั้นพื้นฐานที่ผู้บริหารต้องกระทำ ในปัจจุบันยึดถือหน้าที่ 4ประการได้แก่ POLC การวางแผน ( Planning ), การจัดองค์การ ( Organizing ), การชี้นำ( Leading ) และ การควบคุม ( Controlling ) 

PROCESS คือ หน้าที่หรือกิจกรรมขั้นพื้นฐานที่ผู้บริหารต้องกระทำ ในปัจจุบันยึดถือหน้าที่ 4ประการได้แก่ POLC การวางแผน ( Planning ), การจัดองค์การ ( Organizing ), การชี้นำ( Leading ) และ การควบคุม ( Controlling ) 

OUTPUT คือเป้าหมาย ( Goals ) หรือ วัตถุประสงค์ ( Objectives ) ขององค์การ ที่นำออกมาจากกระบวนการแปรรูปในขั้นตอนที่สอง เป้าหมายขององค์การสามารถแบ่งหยาบได้เป็น 2ประเภทด้วยกัน คือ องค์การที่มีเป้าหมายที่มุ่งแสวงหากำไร ( Profit ) และองค์การที่มีเป้าหมายไม่มุ่งแสวงหากำไร  ( Non – profit ) หรืออาจแบ่งเป็นองค์การที่วัตถุประสงค์เพื่อการผลิตสินค้า กับองค์การที่มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บริการ ( Services )

โครงสร้างการบริหาร

สำนักงานเลขานุการ เป็นฝ่ายที่สนับสนุนภารกิจหลักของสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยบูรพา ให้สามารถดำเนินการได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ มีหน้าที่หลักในการดำเนินงานได้แก่ งานสารบรรณ การบริหารงานบุคคล จัดทำแผนและงบประมาณ อาคารสถานที่และยานพาหนะ ประชาสัมพันธ์ การเงินบัญชีและพัสดุ โดยอำนวยความสะดวกและประสานงานระหว่างสำนักหอสมุดกับหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย

ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ  ทำหน้าที่ดูแลรับผิดชอบงานให้บริการเทคโนโลยีสารสนเทศแก่ฝ่ายต่าง ๆ ดูแลระบบเครือข่าย จัดการฐานข้อมูล ตลอดจนแก้ไขปัญหา ที่เกิดจากเครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์โปรแกรมและเครือข่าย เพื่อให้ฝ่ายต่าง ๆ สามารถใช้เทคโนโลยีในการดำเนินงานและให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการฝึกอบรมเพื่อส่งเสริมการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศแก่ผู้ปฏิบัติงาน ให้สามารถใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศรับผิดชอบงานดังนี้

1.วางแผนและพัฒนาระบบเทคโนโลยี ทำหน้าที่วางแผนและพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ในห้องสมุด โดยการศึกษาเทคโนโลยีใหม่ ๆ จัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ และโปรแกรมต่าง ๆ สำหรับการพัฒนางาน

 2.งานระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ดูแลระบบคอมพิวเตอร์ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์โปรแกรมระบบห้องสมุดอัตโนมัติ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริการ การพัฒนาหรือบริหารงานห้องสมุด

3.งานฐานข้อมูล ดูแลรับผิดชอบฐานข้อมูลระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ฐานข้อมูลวิทยานิพนธ์ออนไลน์ฉบับเต็ม ฐานข้อมูลปัญหาพิเศษระปริญญาตรี และฐานข้อมูลอื่น ๆ ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้ประโยชน์ในการให้บริการสารสนเทศ รวมทั้งการพัฒนาเว็บไซต์สำนักหอสมุด

4.งานเว็บไซต์ ดูแลและพัฒนาเว็บไซต์ของสำนักหอสมุด

5.งานบริการดูแลระบบห้องสมุดอัตโนมัติให้หน่วยงานต่าง ๆทำหน้าที่ให้คำปรึกษาเรื่องระบบห้องสมุดอัตโนมัติบริการการติดตั้งรวมถึงดูแลระบบห้องสมุดอัตโนมัติกับคณะต่างๆ ในมหาวิทยาลัยและหน่วยงานราชการที่ร้องขอ

6.งานฝึกอบรม พัฒนาบุคลากรให้มีความรู้และทักษะในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศในการฝึกอบรมด้านเทคโนโลยีสารสนเทศแก่บุคลากรในระดับต่าง ๆ

ฝ่ายบริการสารสนเทศ  ทำหน้าที่ให้บริการยืม-คืนหนังสือ/วิทยานิพนธ์ แนะนำการใช้ห้องสมุดและบริการต่าง ๆ ของห้องสมุด รวมทั้งดูแลความเรียบร้อยของชั้นหนังสือ ดังนี้

งานยืม-คืน

·       บริการยืม-คืนหนังสือ/วิทยานิพนธ์

·       บริการยืมระหว่างห้องสมุด

·       รับสมัครสมาชิกห้องสมุด

·         ตรวจสอบหนี้สินของสมาชิกห้องสมุด

·         แจ้งสื่อเกินกำหนดส่งและแจ้งวันกำหนดส่งสื่อล่วงหน้าแก่บุคลากรของมหาวิทยาลัย

งานส่งเสริมการใช้บริการ

·         ฝึกอบรมการใช้ห้องสมุดและฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

·         แนะนำการสืบค้นฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

·         แนะนำการใช้ห้องสมุดและบริการต่าง ๆ ของห้องสมุด

·         บริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า

งานบริการผู้อ่าน

·         ดูแลความเรียบร้อยของชั้นหนังสือ

·         ตรวจสอบหนังสือที่มีสภาพชำรุดและจัดส่งไปบำรุงรักษา

ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ  ทำหน้าที่คัดเลือก จัดหาหนังสือจากภายในและต่างประเทศให้สอดคล้องกับแผนการเรียนการสอน การศึกษาค้นคว้าวิจัยของมหาวิทยาลัยบูรพารวมทั้งดำเนินงานบำรุงรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพสมบูรณ์อีกด้วย

ฝ่ายวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ  ทำหน้าที่วิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อ ให้ผู้ใช้บริการเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง ทันสมัยและตรงกับความต้องการ โดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและวิธีการต่าง ๆ มา ใช้ในการดำเนินงานสร้างฐานข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือ และสื่อโสตทัศน์ทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ

1.งานตรวจสอบหนังสือกับฐานข้อมูล

- รับหนังสือจากฝ่ายวางแผนฯ และนำหนังสือมาทำการตรวจสอบรายการในระบบฐานข้อมูลของสำนักหอสมุด หากรายการใดมีอยู่แล้วดำเนินการเพิ่มข้อมูลรายการ(Item) ในฐานข้อมูล

- นำหนังสือที่ไม่มีในระบบฐานข้อมูลมาตรวจสอบกับinternet

- รายการใด ไม่มีในระบบห้องสมุด จะนำส่งให้บรรณารักษ์ทำการวิเคราะห์หมวดหมู่ต่อไป

2.งานสร้างและควบคุมฐานข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือและสื่อโสตทัศน์

- การกำหนดโครงสร้างของฐานข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือ และสื่อโสตทัศน์

- ออกแบบหน้าจอของงานฐานข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือ และสื่อโสตทัศน์

- ดูแลระบบฐานข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือ และสื่อโสตทัศน์

3.งานบันทึกข้อมูล

- บันทึกข้อมูลทางบรรณานุกรมหนังสือ  วิทยานิพนธ์ และสื่อโสตทัศน์ เช่น  ชื่อผู้แต่ง ชื่อหนังสือ  สถานที่พิมพ์ สำนักพิมพ์  ปีพิมพ์ หัวเรื่อง และข้อมูลอื่นๆ ตามรูปแบบมาตรฐานการลงรายการ US MARC ลงในระบบฐานข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือลงระบบ  Magic  Library

งานวิเคราะห์ข้อมูล

- วิเคราะห์เนื้อหาของหนังสือแต่ละรายการ และกำหนดเลขหมู่ให้ตรงกับเนื้อหาพร้อมทั้งกำหนด หัวเรื่องโดยใช้คู่มือประกอบ

- ลงรายการบรรณานุกรม และกำหนดหัวเรื่องสื่อโสตทัศน์

4.งานเตรียมหนังสือและสื่อโสตทัศน์ก่อนออกบริการ

- พิมพ์สัน ติดสัน ตามเลขเรียกหนังสือ

- ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือกับสันหนังสือ

- พิมพ์รายชื่อหนังสือใหม่ตามใบแนะนำสั่งซื้อ ของอาจารย์ที่สั่งซื้อ

- นำหนังสือส่งฝ่ายบริการสิ่งพิมพ์ และ ฝ่ายส่งเสริมการใช้บริการ เพื่อออกให้บริการ

- นำสื่อโสตทัศน์ส่งออกให้บริการ

-ฝ่ายเอกสารและวารสาร  ดำเนินการคัดเลือก การจัดหา ตรวจรับลงทะเบียนวารสาร หนังสือพิมพ์ และจดหมายข่าว การจัดทำรายการบรรณานุกรมวารสาร การจัดทำดัชนีวารสารการจัดทำหน้าสารบัญวารสาร การจัดทำวารสารสถาบันฉบับเต็ม การเย็บเล่มวารสาร และการดูแลห้องอ่านวารสาร

-ฝ่ายโสตทัศนศึกษา  เป็นหน่วยงานหนึ่งในงานบริการการศึกษา สังกัดสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยบูรพา มีหน้าที่ในการคัดเลือก จัดหา บริการยืม-คืน สื่อโสตทัศน์และสื่ออิเล็กทรอนิกส์แก่สมาชิก บริการศูนย์การเรียนรู้ด้วยตนเอง ห้องมินิโฮมเธียเตอร์ โดยให้บริการเป็นรายบุคคลและเป็นกลุ่ม ตลอดจน ให้บริการ VIDEO/CD on Demand รายการภาพยนตร์ และนิทรรศการออนไลน์บนเว็บไซต์สำนักหอสมุด

การให้บริการ

บริการยืม-คืนทรัพยากรห้องสมุด
           เป็นการให้บริการยืมและรับคืนทรัพยากรสารสนเทศ โดยระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ บริเวณเคาน์เตอร์ยืม-คืน ชั้น 2 ของสำนักหอสมุดและให้บริการตามเวลาที่ห้องสมุดเปิดบริการ ตามสิทธิการยืมของสมาชิกห้องสมุดแต่ละประเภท  ผู้มีสิทธิยืมหนังสือได้ต้องทำบัตรสมาชิกห้องสมุดโดยแสดงบัตรข้าราชการ บัตรพนักงานมหาวิทยาลัย บัตรนิสิต หรือบัตรสมาชิกห้องสมุด ทุกครั้งที่ติดต่อยืมทรัพยากร

บริการวารสารและนิตยสาร
           เป็นการให้บริการวารสารภาษาไทย และภาษาต่างประเทศ  ฉบับใหม่ล่าสุดจัดเก็บในแฟ้มปกพลาสาติก ให้บริการบนชั้นวารสารใหม่ โดยเรียงตามลำดับอักษร ก-ฮ และ A-Z ใช้บริการได้ที่ ฝ่ายเอกสารและวารสาร ชั้น 4

บริการโสตทัศนศึกษา
เป็นการให้บริการให้ยืม-คืนสี่อโสตฯ ทุกประเภท ให้บริการห้องจัดฉายภาพยนตร์  ให้บริการศูนย์ศึกษาเรียนรู้ด้วยตนเอง และให้บริการอินเตอร์เน็ต ใช้บริการได้ที่ ฝ่ายโสตทัศนศึกษา ชั้น 6

บริการยืมระหว่างห้องสมุด
           เป็นการให้บริการค้นหาและติดต่อสารสนเทศทุกประเภทที่ไม่มีในสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยบูรพา เพื่อนำมาให้บริการกับผู้ใช้ โดยผู้ใช้บริการขอสำเนาเอกสารจากบทความวารสาร  หนังสือ วิทยานิพนธ์ งานวิจัย หรือสารสนเทศอื่น ๆ โดยสำนักหอสมุดจะติดต่อไปยังแหล่งอื่น ๆ ที่มีสารเทศนั้น ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้บริการ ใช้บริการได้ที่ ฝ่ายบริการสารสนเทศ ชั้น 2

บริการทำบัตรสมาชิกห้องสมุด
          ผู้ใช้บริการที่ประสงค์จะยืมทรัพยากรสารสนเทศของสำนักหอสมุด ต้องสมัครเป็นสมาชิกห้องสมุด เพื่อทำบัตรใช้ในการยืมทรัพยากรสารสนเทศ  ใช้บริการได้ที่ฝ่ายบริการสารสนเทศ ชั้น 2

บริการสำเนาบทความวารสารที่มีในสำนักหอสมุด 
          เป็นบริการพิเศษสำหรับอาจารย์ ข้าราชการ พนักงาน ของมหาวิทยาลัยบูรพา โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ได้รับบทความที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วขึ้น โดยไม่ต้องเดินทางมาด้วยตนเอง ซึ่งเป็นการให้บริการจัดทำสำเนาบทความจากวารสารที่มีในสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยบูรพา

บริการเสนอแนะทรัพยากรสารสนเทศเข้าห้องสมุด 
          เป็นบริการที่ให้ผู้ใช้บริการเสนอแนะสื่อสิ่งพิมพ์ สื่อสารสนเทศที่น่าสนใจหรือต้องการให้สำนักหอสมุดจัดหาเข้าห้องสมุด เนื่องจากสิ่งพิมพ์นั้นใช้ในการประกอบการเรียนการสอน การทำงาน และการทำวิจัยที่สอดคล้องกับหลักสูตรหรือนโยบายของมหาวิทยาลัยบูรพา

บริการ Document Delivery Service (DDS)
          เป็นบริการยืมหนังสือ วิทยานิพนธ์ทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ ให้กับอาจารย์ นักวิจัย บุคลากรในมหาวิทยาลัยบูรพา เพื่ออำนวยความสะดวกและสนับสนุนด้านการเรียน การสอน การวิจัย โดยจัดส่งที่ห้องสมุดคณะฯ ผู้ใช้บริการสามารถรับหนังสือและวิทยานิพนธ์ได้ที่ห้องสมุดคณะฯ ทุกวันพุธเวลา09.30-12.00 น.

   

การดูแลรักษาทรัพยากรในสำนักหอสมุด

1.  หนังสือทุกเล่มที่รับเข้ามาใหม่ในห้องสมุดก่อนจะทำการจัดหมวดหมู่เพื่อนำส่งขึ้นชั้นให้บริการนั้น จะต้องผ่านกระบวนการคัดแยกตามประเภทของปก และประเภทของสิ่งพิมพ์กล่าวคือจะคัดแยกหนังสือออกเป็น 4  ประเภทได้แก่  หนังสือปกแข็ง หนังสือปกอ่อน และวิทยานิพนธ์ (ฉบับสำเนา)  หนังสือปกแข็งจะคัดแยกและนำส่งฝ่ายวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ  หนังสือปกอ่อนจะทำการเสริมปกแข็ง และวิทยานิพนธ์ฉบับสำเนาจะทำการเย็บเล่มและเข้าปกแข็ง 

2.  หนังสือที่ออกให้บริการในห้องสมุดแล้วชำรุด ส่วนงานให้บริการผู้ใช้จะรวบรวมส่งให้งานบำรุงรักษาหนังสือดำเนินการรับมาทำความสะอาดและคัดแยกประเภทการซ่อม โดยจำแนกการซ่อมออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่การซ่อมแบบสมบูรณ์ (Full repair) การซ่อมกึ่งสมบูรณ์ (Half repair) การซ่อมบางส่วน (Partial repair) และการเย็บเล่มเข้าปกแข็ง (binding) กระบวนการนี้รวมถึงการจัดทำป้ายอักษรชื่อเรื่องของหนังสือและแถบรหัสเลขเรียกหนังสือ เพื่อความสมบูรณ์ในการขึ้นชั้นให้บริการอีกครั้งหนึ่งของหนังสือด้วย

 3.  การรับหนังสือชำรุดจากส่วนให้บริการผู้ใช้จะต้องตรวจสอบเอกสารนำส่งซึ่งแนบมาให้ถูกต้องตรงกัน เมื่อมีรายการใดไม่ถูกต้องจะทำการทักท้วงและนำเอกสารส่งคืนเพื่อตรวจสอบและแก้ไขให้ถูกต้องตรงกับจำนวนและรายการหนังสือที่ได้รับจริงทุกครั้ง และเมื่องานบำรุงรักษาหนังสือดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะนำหนังสือส่งคืนส่วนให้บริการผู้ใช้ครบถ้วนตามจำนวนที่ได้รับ

 4.  สำหรับหนังสือที่ถูกส่งมาบำรุงรักษาไม่ว่าจะด้วยวิธีใด จะเป็นหนังสือใหม่แรกรับหรือหนังสือเก่าออกให้บริการแล้วชำรุดส่งซ่อมก็ตาม เมื่อมีผู้ใช้บริการต้องการใช้ด่วน งานบำรุงรักษาหนังสือจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในเวลาไม่เกิน 3 ชั่วโมงหลังจากได้รับคำร้องขอ โดยร้องขอไม่เกินเวลา 14.00 น. ของวันทำการปกติหากได้รับแจ้งหลังจากเวลานั้นผู้ใช้บริการจะได้รับหนังสือในอีก 1 วันถัดมา

 5.   วัสดุที่ใช้ในการบำรุงรักษาหนังสือจะเป็นไปด้วยความประหยัดตามวิธีการในการบำรุงรักษาแต่ละวิธีซึ่งแตกต่างกันไป โดยหากวัสดุเดิมของหนังสือยังใช้ได้จะยังคงใช้เป็นส่วนสำคัญในการบำรุงรักษา ไม่ว่าจะเป็นการซ่อมการเสริมปกแข็งหรือการเข้าปกเย็บเล่มใหม่ก็ตาม